La prima nota è un documento molto utile, anche se non obbligatorio, per la contabilità di un’azienda. In questa guida spieghiamo a cosa serve e come compilare la prima nota in modo corretto.
La prima nota serve per registrare tutte le operazioni finanziarie dell’azienda, in modo da avere un resoconto delle entrate e delle uscite avvenute in ogni giorno lavorativo, sia in cassa che sul conto corrente. Questo è possibile perchè la prima nota viene divisa in prima nota cassa e prima nota banca.
I vantaggi derivanti dall’utilizzo della prima nota sono evidente, tramite questo documento è possibile tenere traccia di ogni singola entrata ed uscita. In questo modo è possibile verificare costantemente la situazione economica e l’andamento della propria attività.
Per quanto riguarda la forma, è necessario sapere che non esiste un modello standard, visto che non si tratta di un documento obbligatorio. Risulta essere comunque possibile trovare modelli cartacei predisposti alla compilazione, in vendita nelle cartolerie. In alternativa, è possibile utilizzare Excel, scaricando un modello da compilare, come questo modello prima nota Excel presente su Documentiutili.com, o creando il file da zero.
Vediamo quindi come impostare un documento per la prima nota con Excel. Nei varie colonne bisognerà inserire le seguenti informazioni.
Data. Colonna in cui inserire la data dell’operazione da annotare.
Tipo di operazione. Descrizione dell’operazione registrata.
Cassa. Questa colonna deve essere divisa in Entrate e Uscite. In queste due colonne bisogna poi registrare entrate e uscite di cassa, cioè contanti veri e propri.
Banca. Anche questa colonna deve essere divisa in Entrate e Uscite. Bisognerà registrare entrate e uscite relative a transizioni bancarie, come il pagamento di bollettini, che siano di utenze o di affitti, o di bonifici verso il conto corrente della propri impresa.
Note. Colonna in cui aggiungere dati aggiuntivi sull’operazione.
Bisognerà poi utilizzare una formula per calcolare il saldo.
Queste, come indicate, sono le voci indispensabili per redigere correttamente un documento contabile di prima nota.
A seconda delle necessità, è poi aggiungere altre voci nelle colonne, ma il consiglio è quello di mantenere il file semmplice anche per evitare eventuali confusioni, ridondanze, anche solo per mantenerlo maggiormente comprensibile.